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L’archivage est un moyen que les entreprises et les organismes utilisent pour la sauvegarde de leurs données. C’est d’ailleurs une obligation pour les structures, peu importe leur domaine d’intervention. Ainsi, chaque entreprise est dans l’obligation de prendre les dispositions nécessaires afin d’assurer l’archivage de ses données dans le respect des normes en vigueur. Quels sont les types d’archives disponibles ? Dans la suite de cet article, vous ferez la découverte des différents types d’archives afin de mieux assurer l’archivage de vos données.
Type 1 : les archives courantes
La meilleure manière pour assurer l’archivage des données d’une entreprise est de connaître les différents types d’archives qui existent. Ainsi, vous cliquez ici pour connaître les différents types d’archives. Le premier type d’archives renvoie aux archives courantes. Il s’agit en effet des documents qui sont très utilisés par des institutions ou des établissements. Ce sont des documents qui sont toujours utilisés. Pour cela, ils sont archivés à proximité afin de faciliter leur accès. Les documents concernés doivent être archivés par les établissements eux-mêmes. Seulement qu’ils doivent le faire sous le contrôle de la direction des archives de France. Les archives courantes prennent en compte tous les documents utiles sur un dossier ouvert ou sur une affaire en cours de traitement. Pour bien assurer le traitement des archives courantes, il faut faire le tri du contenu des dossiers. Ce qui va permettre de conserver uniquement les documents qui peuvent fournir des informations importantes.
Type 2 : les archives intermédiaires
Le deuxième type d’archives n’est rien d’autre que les archives intermédiaires. En réalité, les documents que l’on retrouve dans ce type d’archive concernent les affaires qui sont déjà traitées. Ce qui veut donc dire que ces documents ont été utilisés dans le cadre du traitement des affaires. Mais, leur conservation doit être effectuée soit dans le cadre administratif soit dans un cadre juridique. On parle alors des documents semi-actifs ou d’archives intermédiaires. Puisque, ces documents sont rarement utilisés. La durée de conservation de ces documents dans les bureaux est indéterminée. Lorsqu’ils sont proches du bureau, cela rend facile leur accès en cas de besoin. Ce type d’archives est utile pour justifier les droits et les obligations des personnes physiques et les personnes morales.
Type 3 : les archives historiques
Le dernier type d’archive est les archives historiques. Encore appelé archives définitives, ce type de conservation concerne les documents qui ne trouvent pas de place ni dans le premier ni dans le deuxième type d’archives. Ici, la conservation des documents est définitive. Les documents qui doivent être conservés entrent ainsi dans le patrimoine de l’organisme. Il n’y a ici aucune limitation de durée à propos de la conservation. Néanmoins, il est possible de procéder à l’élimination de certains documents avec l’accompagnement des services des archives. Ce dernier type d’archive représente la mémoire d’une institution. C’est pour cela qu’il faut prendre plusieurs dispositions pour assurer son traitement.
En définitive, on retrouve dans le domaine des archives trois différents types de conservation de documents. Il s’agit des archives définitives ou historiques, des archives intermédiaires et des archives courantes. Chaque type d’archive permet de jouer un rôle bien précis.
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